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お客さまの声

酒類卸小売

吉岡屋様 事例詳細

小売業だけでなく、卸業でも。業務効率化を実現させた自動発注システム

仙台で「街の活性化に貢献する」という企業理念のもと、主要事業である酒類食品卸小売業を中心としている吉岡屋様。b-LuckJobber導入の経緯と、導入後のメリットについて、常務取締役兼運営本部長の吉田努様、システム業務担当の相澤達耶様、自動発注の現場リーダーの川名忍様の3人に、それぞれの目線からお話を伺いました。

(左から)ブライセン担当者の濱田 、吉岡屋 相澤様、川名様、吉田常務取締役兼運営本部長

属人化の排除と発注業務の見える化を達成

——b-LuckJobberとの出会いを教えてください。

吉田様:2019年に国内最大級の流通業向け情報システム総合展に足を運んだ際に出会いました。酒類業界ではITの導入がそれほど進んでいなかったので、展示会へは業務効率化の全般的な情報収集のために行きました。以前から、発注業務の非効率性を感じていたので、自動発注システムに興味関心がありました。酒類卸業務独自の知見をブライセンさんに提供できたので、お互いにWin-Winの関係で、スタートをきれたこともよかったと思います。

——b-LuckJobberの導入を決めたキッカケはなんでしたか?

吉田様:今までの発注業務は属人性が非常に高く、ブラックボックス化している傾向がありました。そのため、発注業務を担当している仕入部の社員が、退職や異動をした際にトラブルが発生することが課題になっていました。b-LuckJobberのシステムは、発注業務を効率化・標準化したいという当社の課題とマッチしていたので導入を決めました。

苦境のときこそ、システム改革が必要

——緊急事態宣言真っ只中に、新システムを導入されたそうですね。その時期に、導入を踏み切った理由を教えてください。

吉田様:新型コロナウイルスにより、酒類業界市場が縮小傾向であったため、業務内容の合理化を図って行く必要がありました。苦境の時こそ、他社より半歩進んだ策を打つことが、業界で生き残るための手段であると考え、導入に踏み切りました。自動発注システムの導入は、酒類業界では先進的かもしれません。しかし、私自身システム会社で働いていた経歴もあり、以前から人の手でなくてもできることは自動化するといった合理的な体制構築が必要だと考えておりました。

——導入して育てていく決断がなければ進まないと思いますが、成功に繋がった要因はなんだと思われますか?

吉田様:社員の協力的な姿勢と、ブライセンさんの手厚いサポートにより、成功に繋がったと思います。ブライセンさんとは、このような仕様にできないか?という内部設計から具体的な話し合いを行うことができました。また、自動発注システムを導入すると、どの部署にどのような影響があるかといった、基幹設計を理解している社員がいたことも、社内導入がスムーズに進んだ要因のひとつだと思います。さらに、ブライセンさんの熱心な協力のもと、取引品目の多い仕入先の一社で、テスト期間を設けました。その結果、発注トラブルの洗い出しを事前にある程度解決することができ、自動発注システムの精度を上げられたことが本番期間の成功に繋がったと感じております。

システム導入によるドラスティックな改革の裏側

——新システムの導入は、スムーズに進みましたか?

吉田様:吉岡屋の発注業務は、発注経験の長い3名の社員が行っていました。適切な発注方法は3人の担当者の頭の中にしかなく、発注業務がシステムによって行われることに対して反対意見もありました。b-LuckJobberの導入は、社員からのアウトプットが必須だったので苦労したところもありましたが、ひたすら情報を集めてデータのパターン化を行いました。
相澤様:仕入部の人の頭の中にある知見をデータにしなければb-LuckJobberの導入はできません。機械に作業がとられると感じさせるのではではなく、人対人として接することが仕入部からの協力につながり、仕入部からのデータの認識合わせを一つひとつ行うことができました。

——導入したあとの最初の印象はどうでしたか?

川名様:朝イチに、短時間で発注リストができていることが一番驚きました。以前は、発注担当者が8~10時頃まで倉庫に行ってハンディ端末で在庫データを取って、発注リストを作成していました。私はそのリストを元に10時頃から発注をかけていくのですが、b-LuckJobber導入後は、朝8時半には自動的にリストができているので、朝イチから発注業務をスタートできます。この2時間の短縮はその後の作業にも影響し、かなり効率化ができたと感じています。
吉田様:毎日、正社員3人×2時間、つまり6時間分の時間が短縮できたのは大きいですよね。その分、人の手にしかできない作業に注力できるようになりました。

——導入後に苦労したことはありますか?

相澤様:酒類業界独自の専門用語をブライセンさんの担当の方に伝わるように説明したり、最初は苦労しました。例えば、ちょっとした認識の齟齬でロット割れを起こしてしまうなど、ブライセンさんと上手くコミュニケーションを取ることに苦戦することもありました。
吉田様:酒卸業は「商品を安定して届ける」ことが仕事なので、欠品はNGです。欠品はお客様の信用を失い、顧客離れに繋がってしまいます。解決に時間はかかりましたが、メンテナンスをくり返し、ブライセンさんと言葉尻や認識が合うようになってからは、発注業務がうまくできるようになりました。
相澤様:今でもちょっとした問題が発生することはあるのですが、すぐにブライセンさんの担当エンジニアの方に相談して、修正してもらっています。ちょっとしたことの積み重ねですが、すぐに修正してくれるので、どんどん良くなっている感じがしてありがたいです。

緊急事態宣言により、酒類が提供禁止の危機に

——コロナによる影響はどのように乗り越えたのですか?

川名様:緊急事態宣言があけて、お客様から想定よりも多くのご注文をいただきました。そのため一時的に発注と商品提供がイタチごっこになることも。対応し切れない受注も出てしまい、正直、自動発注をやめたほうがよいのではないかと思うときもありました……(笑)
自動発注だけに頼るのではなく、人の手により発注数の調整を行うことで、乗り越えることができました。そういった経験があったからこそ、受注に変動があったときでも、すぐに対応できる安定した体制を整えることができたと今では思っています。

——今後、改善してほしいポイントはありますか?

吉田様:「発注経験の長い社員が決めていた、運用上基準となる固定値(発注点、在庫日数、上限数)を今後どのように変動させていくか」が今後の課題だと思います。固定値を定めることは、欠品と過剰在庫が紙一重な側面もあります。在庫過剰になると、誤配や倉庫も圧迫するリスクにどう対応していくか考えていかなければいけません。
酒類業界は、コロナ禍で特に大きな影響を受けました。外的要因が多数ある中で、全てを自動化させることは難しく、固定値を人間がチューニングし続けていかなければいけません。そしてそのチューニングさえも半自動化することで、震災や感染症拡大のような非常時でも失敗しないシステムになっていくことを期待しています。

取材:2021年12月